Arbejdet med tidsbestillingen, gøres markant nemmere og hurtigere, hvis man bruger tid på at sætte VNM op på forhånd med en række bagomliggende data, som herefter automatisk genereres i Tidsbestillingen.

Første gang man logger ind i VetNetManagement så er tidsbestillingen tom og der skal indstilles nogle ting for den kan bruges.
Der skal angives en række default indstillinger for visningen i Tidsbestillingen. Bemærk venligst at disse er PC relateret og kan derfor sættes forskelligt fra pc til pc og som brugeren ønsker det vist. Dette skal kun sættes første gang, herefter husker VetNetManagement det sidst angivne.

Indstillingerne sættes under System - Indstillinger - Tidsbestilling eller via genvejen F2 og menupunktet Indstillinger.

Morgen – Kalendervisningens starttid. Sæt den tidligste tid som et arbejdsskema kan begynde på, selvom det kan variere fra dag til dag.
Aften – Kalendervisningens sluttid. Sæt den seneste tid som et arbjedsskema på slutte på, selvom det kan variere fra dag til dag.
Startbillede – Indstil den type visning som du ønsker VNM viser. Der vælges fra en Dropdown menu. Vælges der f.eks "Gruppe" så viser VNM alle brugere i gruppen. Vælger man en af de øvrige visninger, så vises kalenderen for den bruger, der er logget ind.
Tilpas ved flyt – Angiv hvor mange minuttter systemet skal tilpasse den bookede tid med, når aftalen flyttes. Angiver man 10 minutter så flytter VNM tiden til nærmeste 10 min.
Tilpas ved oprettelse - Angiv hvor mange minuttter systemet skal tilpasse den bookede tid med, når aftalen oprettes. Angiver man 10 minutter så flytter VNM tiden til nærmeste 10 min når man klikker i kalenderen.
Offset – Hvor mange minutter en aftalt tid kan række sig udover et fastlagt skema.
Dato/Titel – Afgører om VNM skal vise dato i venstre side eller oven over tidsbestillingen.
Tidsintervall – Angiver hvordan tidsintervallet vises i kalenderen.
Opdateringsinterval – Hvor hurtigt tidsbestillingen skal opdatere sig. Står default til "Kun signaler".
Følsomhed – Viser hvor let en booket tid kan flyttes med musen.Bruger man ergonimisk mus, så kan følsomheded med fordel forhøjes. Default er den sat til 60.

Tilvalgsmuligheder:
Vis tid i aftaler – Er sat til fra start
Skjul tomme vagtplaner – VNM viser ikke brugere der har tomme vagtplaner.
Slå ændringer med piletasterne fra – VNM ignorerer ændringer som gøres med piletasterne.
Henvendelsesårsag som titel i aftaler – Henvendelsesårsagen anvendes som titel.
Vis værktøjstips - Viser infoboks i tidsbestillingen om klient/patient/henvendelsesårsag/anden info når man holder musen over aftalen.
Rund altid op ved oprettelse – VNM sætter den aftalte tid til det nærmeste minuttal som er valgt i "Tilpas ved flyt" og "Tilpas ved oprettelse" .
Slå ændring med musen fra - VNM ignorerer ændringer man laver med musen.
Bloker tidligere arbejdsskema - Det er ikke længere muligt at ændre arbejdsskema tilbage i tid.

Selve visningen i tidsbestillingen sættes under
System - Indstillinger - Tidsbestilling - Visninger
Her sættes startvisningen og f.eks højde på linjerne i kalenderen.

Henvendelsesårsager

Henvendelsesårsagerne - også kaldet kontaktårsagerne - i VNM definerer en lang række funktioner i forbindelse med bookingen af aftaler – herunder afsendelse af SMS, email, varighed af aftale, samt angivelse af evt. behandlingsforslag.

Fra forsiden vælges menupunktet ‘Tidsbestilling’->’Henvendelsesårsager’.

Bemærk at gule felter som minimum skal udfyldes, inden der kan vælges ‘Gem’.

Navngiv henvendelsesårsagen i feltet ‘Navn’.

I feltet ‘minutter’ angives længden af aftalen.
‘Belastning’ er en angivelse som kan bruges til at definere hvor meget en aftale belaster klinikken. Kan man feks. maksimalt håndtere 2 øjenoperationer om dagen, kan man angive belastningen til 50 (50%). Når der er booket to af denne type aftaler og en tredje forsøges booket, vil systemet advare om at maksimal belastning for dagen er nået.
‘Art’ giver mulighed for at ‘låse’ henvendelsesårsagen til en specifik art. Har man fremsøgt en patient af arten ‘Hund’ vil der således kun blive vist henvendelsesårsager for arten ‘hund’, hvis funktionen benyttes.
‘Opfølgning’ – her kan angives en opfølgningstid x-antal minutter følgende den primære aftale. Hvis man eksempelvis vil have indlagt tid til at køre blodprøver, og herefter ønsker at afsætte 20 minutter til at gennemgå resultatet med klienten.
‘Varighed’ hænger sammen med ‘Opfølgning’ og angiver hvor lang tid den efterfølgende aftale skal vare.
‘Årsag’ – her vælges årsag/bemærkning for den opfølgende aftale.
‘Liste’ – her kan den behandlingsliste man ønsker at benytte for takseringen angives. Hedder henvendelsesårsagen eks. ‘Kastration’, kan det være en hjælp at have valgt denne liste på forhånd, så takseringen kan gennemføres hurtigere.
‘Ressource’ – det er muligt at afsætte en ressource til henvendelsesårsagen – det kan være et specifikt lokale eller anden form for ressource. Ressourcer kan oprettes under menupunktet ‘Tidsbestilling’->’Ressourcer’.
‘Udstyr’ – Der kan tilkobles et specifikt udstyr til henvendelseårsagen. VNM kan selv generere en liste over tilgængeligt udstyr – det kan være Laboratorie, Røntgen udstyr, Water walker eller andet.
‘Sagsstadie’ kan tilkobles allerede når aftalen oprettes. Aftalen bliver således markeret i konsultationsoversigten. Se mere om oprettelse af sager og stadier i afsnittet ‘Sager/Stadier/Statuskrav’.
‘Farve’ er en mulighed for at farvegive en henvendelsesårsag. Eks. give alle operationer en blå farve osv. Aftalen vil da have denne farve i Tidsbestillingen.
‘Type’ – står default til typen ‘inde’ altså en intern aftale på klinikken. Der kan vælges ‘ude’ ved eksterne aftaler, hvor der skal laves udkørsel. Denne type aftaler vil ikke fremgå af i fanen ‘Bestilte tider’ i konsultationsoversigten.
‘Tillad sms-reminder’ – Vinges der af i denne boks, vil VNM automatisk sende en sms påmindelse til klienten 24 timer før en aftale. Bemærk dog venligst, at SMS teksten skal være sat op under‘System’->’Indstillinger’->’Globale’->’Kommunikation’->'Remindere', ligesom der skal være et mobil nummer tilgængeligt på klienten stamkort i feltet ‘mobil nummer’.
‘Kan bookes fra nettet’ – Såfremt der benyttes Online-booking og henvendelsesårsagen skal kunne vælges herfra, skal der være vinget af i dette felt.
‘Send booking-info på mail’ – vinges der af i dette felt, vil VNM automatisk sende en email til klienten umiddelbart efter at aftalen er booket. Bemærk venligst at der skal være uploadet et PDF dokument i fanen ‘Dokumenter’, ligesom der skal være en emailadresse tilgængelig på klientens stamkort.
Kræver indlevering kl.’ – Såfremt der vinges af i dette felt og angives et tidspunkt i det efterfølgende, vil VNM sende en sms reminder til klienten 24 timer før. Bemærk venligst, at denne sms tekst skal være opsat under 'System'->'Indstillinger'->Kommunikation->Andre skabeloner->Fanen 'Indleveringstekst'
Aktive - Hvis henvendelsesårsagen ikke længere bruges kan "aktiv" fjernes og henvendelsesårsagen er ikke længere søgebar.
‘Afdeling’ – har relation til indleveringstidspunktet. Her kan angives hvilken afdeling patienten skal afleveres ved.
'Vælg standard remindere' - Hvis der vælges at henvendelsesårsagen skal kunne generere en reminder, så vinges dette felt af, hvis der skal bruges standard reminderteksten.
Fanen ‘Afdelinger’ bruges til at definere hvilke afdelinger henvendelsesårsagen skal være tilgængelig i. Som standard er alle afdelinger inkluderet. Man kan fravælge en afdeling ved at markere denne og benytte piletasterne i midten til at flytte afdelingen over i modsatte kolonne.
Fanen 'Email tekst' - Bruges til at bygge en email tekst op til klienten
Fanen 'SMS reminder' - Bruges til at bygge en sms tekst til klienten, hvis det ikke ønskes at bruge standard reminder teksten.
Fanen 'Dokumenter' - Indeholder det PDF dokument som skal tilknyttes henvendelsesårsagen.

Når alle relevante felter er udfyldt, trykkes på "Gem" i bunden, og kontaktårsagen er gemt og klar til brug.

Kalenderen i VNM kan gengive medarbejderes vagtplaner, ferier, møder, ligesom kalenderen kan sættes op til at vise tilgængelige ressourcer såsom røntgen, CT scannere, waterwalkere og lignende udstyr.

Sådan sættes Tidsbestillingen op

Følgende data skal være tilgængeligt i VNM førend tidsbestillingen kan benyttes:

• Brugere skal være oprettet
• Brugerne eller ressourcen skal indgå i en gruppevisning
• Vagtplaner skal være lagt for enten brugeren eller ressourcen
• Kontaktårsager skal være oprettet

I det følgende vil ovenstående blive gennemgået step by step.

Sådan oprettes brugere
For at en bruger eller en ressource kan blive vist i Tidsbestillingen skal denne være oprettet i VetNetManagement. Bemærk i øvrigt, at der kan være rettighedsbegrænsning i forhold til at kunne oprette brugere i VNM.
Fra forsiden vælges menupunktet ‘System’->’Brugeradm’->’Håndtér brugere’. Se gennemgang længere oppe.

Oprette en gruppevisning
Man kan oprette forskellige gruppevisninger i VNM. Dette kan være en fordel, hvis klinikken eller hospitalet er stort og skal rumme mange mennesker i en visning. Det kan være en fordel at oprette en visning med ‘Dyrlæger’, en visning for ‘Veterinærsygeplejersker’ og en for det ‘Administrative personel’.

Det er gjort enkelt at skifte gruppevisningen i VNM, således at man nemt kan skifte mellem de forskellige grupper og deres brugere.
Bemærk i øvrigt, at der kan være rettighedsbegrænsning i forhold til at kunne oprette gruppevisninger i VNM.
Gå til menupunktet ‘System’->’Brugeradm’->’’Håndtér grupper’. Se gennemgang længere oppe.

Sådan laves en vagtplan

Der skal lægges en vagtplan for brugeren eller ressourcen førend der kan bookes på denne i Tidsbestillingen.  Man kan oprette forskellige ‘Arbejdssteder’ som indikerer hvad brugeren laver eller hvor brugeren befinder sig, ligesom det er muligt at angive tidsintervaller hvor brugeren eller ressourcen er bookbar eller ikke bookbar.

Fra forsiden vælges menupunktet ‘Tidsbestilling’->’Vagtplan’->’Avanceret’.

VNM åbner en dialogboks hvori vagtplanen for en bruger kan angives.

Bemærk venligst at alle gule felter, som minimum skal være udfyldt førend oprettelsen kan finde sted.

Initialer – her angives initialer på brugeren. Alternativt kan brugeren fremsøges på navn i feltet 'Navn', ligesom ressourcen kan fremsøges i feltet ‘Ressource’.
Arbejdssted – her angives hvor brugeren arbejder. Fjern bindestregen og tryk TAB for at se en liste over tilgængelige arbejdssteder.
Start – Angiver start datoen for vagtplanen.
Slut – Angiver slut datoen for vagtplanen
Kan bookes fra nettet – Denne boks skal kun vinges af såfremt brugeren må kunne bookes via Online Booking. OBS! Det er en forudsætning at der er opsat Online Booking i VetNetManagement.
Kan bookes – Vinges der af i denne boks, kan brugeren bookes. Er denne ej vinget af vil brugerens vagtplan blive skraveret i den angivne tidsperiode og det vil ikke være muligt at booke på brugeren.
Dage – Her kan vælges fra en dropdown menu hvilke dage i det angivne datointerval, man ønsker at lægge vagtplanen for.
Uger – Her kan vælges fra en dropdown menu hvilke uger, i det angivne datointerval , vagtplanen skal gælde for. Der kan altså differentieres på eks. lige og ulige uger.
Fra – Angiver tidsrummet fra hvornår vagtplanen skal starte.
Til – Angiver tidsrummet for hvornår vagtplanen skal slutte.
Træk Fra – Benyttes til at fratrække en allerede angivet vagtplan
Tilføj – Benyttes til at tilføje en vagtplan
Fjern – Benyttes til at fjerne en vagtplan
Gentag – Benyttes til at gentage en vagtplan
Hver – Benyttes til at angive hvor ofte en vagtplan skal gentages.
Opret – Benyttes til at oprette vagtplanen
Luk – Benyttes til at forlade dialogboksen

I det viste eksempel har vi angivet, at brugeren TD er på arbejdsstedet ‘Afspadsering’ d.15.09-2022 fra 8.00 - 10.00 og at brugeren ikke er bookbar i tidsrummet.

Tryk nu ‘Tilføj’ og vagtplanen vises i listen herunder.

Vi ønsker nu at tilføje en vagtplan for et andet arbejdssted og går derfor til feltet ‘Arbejdssted’. Vi vælger arbejdsstedet ‘Åben konsultation’ og angiver tidsrummet kl.10-16.00 og trykker ‘Tilføj’. Vagtplanen tilføjes nu til listen.

Når vi har bygget listen op som den skal være for den valgte bruger eller ressource, trykkes der på knappen ‘Opret’. VetNetManagement spørger da om den skal overskrive eventuelle eksisterende vagtplaner – dette svarer manJ"Ja/Ja på valgte dag" til. Ja, på valgte dage vælges hvis man kun ønsker at en evt vagtplan overskrives på de eksakte ugedage man har angivet i en længere periode.

Vagtplansskabeloner
Hvis man opretter en vagtplan som man ved, der skal bruges igen og igen, så kan den gemmes som en skabelon. Det er i så fald ikke nødvendigt at indtaste afdeling og initialer. I stedet for at trykke "opret" efter oprettelse af vagtplanen, så trykkes der "gem". Hermed kan skabelonen gemmes.

Når skabelonen skal bruges så udfyldes initialer og afdeling som skemaet lægges for. Marker den ønskede skabelon i listen til venstre og tryk "indlæs" eller dobbeltklik. Vælg ønsket datointerval og tryk på "opret".

Man kan nu gå ind i tidsbestillingen og se vagtplanen for den valgte bruger.

I det viste eksempel har vi valgt at give de forskellige arbejdssteder farver, således at vi kan visuelt kan skabe os et overblik over, hvad brugeren foretager sig.
I de perioder hvor brugeren ikke er bookbar, er vagtplanen skraveret og det er ikke muligt at oprette aftaler indenfor dette tidsrum.

Sådan opretter du et Arbejdssted
Arbejdssteder gør det nemt at lægge de efterfølgende vagtplaner på brugerne.
Arbejdsstederne kan tildeles farver, således at oversigten indikerer hvor brugeren befinder sig eller foretager sig
Arbejdsstederne kan ligeledes præ-defineres til at sætte en bruger bookbar eller ikke bookbar, således at der ikke skal tages stilling til dette, når vagtplanen lægges.

Fra forsiden vælges menupunktet ‘Tidsbestilling’->’Arbejdssteder’.

Der åbnes nu en dialogboks, hvori der kan oprettes et arbejdssted.

Navn – Her angives navnet på arbejdsstedet – eks. ‘Operation’ eller ‘Akut’.
Book i Afd. – Her påsættes en afdeling, hvis dette arbejdssted kun skal kunne anvendes i en specifik afdeling. Hvis man ikke benytter flere forskellige afdelinger, efterlades feltet med bindestreg.
Farve – Her kan arbejdsstedet tildeles en farve. Hvis man ønsker et større udvalg af farver, trykkes på … knappen.
Mærke – Arbejdsstedet kan tildeles et mærke, således at den hurtigere kan vælges, når vagtplanen skal lægges.
Kan bookes – Såfremt der vinges af i dette felt, vil brugeren default kunne bookes i dette arbejdssted. Har man eksempelvis oprettet et arbejdssted som hedder ‘Ferie’, vil det give bedst mening, ikke at vinge af i denne. Brugeren kan således ikke bookes, når arbejdsstedet ‘Ferie’ er valgt.
Kan bookes fra nettet - Bruges når arbejdsstedet skal vises i onlinebooking.'
Afdelinger – Såfremt man benytter flere forskellige afdelinger, kan man vælge hvilke afdelinger som må kunne benytte dette arbejdssted. Alle tilgængelige afdelinger er default valgt i kolonnen til højre ‘Inkluder’. Ønskes en afdeling fravalgt, markeres denne og flyttes ved hjælp af piletasterne i midten, over i venstre kolonne ‘Udeluk’.
Ny – Gør det muligt at oprette et nyt arbejdssted
Gem – Gemmer det arbejdssted som man har oprettet
Søg – Viser en liste af arbejdssteder, hvorefter et arbejdssted kan markeres og redigeres.
Print – Printer en liste over alle arbejdssteder
Luk – forlader dialogboksen

Sådan opsættes Tidsbestillingen
Første gang man logger ind i VetNetManagement vil tidsbestillingen være blank og en række indstillinger skal sættes inden den kan benyttes. Dette er beskrevet øverst i dette kapitel,

Brugervalg – VNM er default sat til ‘Brugervalg’. Det gør det muligt for den bruger som er logget ind på pc, selv at vælge de personer eller ressourcer som skal vises i kalenderen. Det kan være en fordel at benytte brugervalg, hvis man ikke ønsker at se særlig mange brugere i sin kalender eller kun ønsker at få vist specifikke brugeres kalender.
Startbilledet skal være sat til ‘Gruppe’ (‘Indstillinger’->’Tidsbestilling' ->Generelt’->’Startbillede’)og herefter kan der dobbeltklikkes på kolonnen foroven i tidsbestillingen. Der vil da blive vist en liste over tilgængelige bruger. Marker den ønskede bruger og tryk ‘Ok’.

Gruppe – Flyttes valget ned i ‘Gruppe’, kan der således vælges en gruppevisning, som er præ-udfyldt med brugere. Til større klinikker, hospitaler eller receptioner, kan det være en stor fordel at køre med gruppevisninger, da man derfor kun får vist de relevante brugere i gruppen, ligesom man sikrer at visningen er ens på eks. skærmene i receptionen. Fjern bindestregen i feltet ‘Gruppe’ og tryk TAB for at få vist en liste over tilgængelige grupper. Marker den ønskede gruppe og tryk ‘Ok’.
For yderligere information om oprettelse af Grupper og Brugere – Se venligst længere oppe.

Sådan ændrer du nemt Gruppevisning
Hvis man har inddelt sit personale i forskellige grupper, kan det være nødvendigt nemt at kunne skifte mellem disse, for at kunne booke på personalet.
Der kan ændres visning på følgende måder:

• Vælg ikonet ‘Indstillinger’->Tidsbestilling -> Visninger -> Gruppe. I feltet ‘Gruppe’ markeres den nuværende gruppe og slettes, hvorefter der trykkes TAB. Der vises nu en tilgængelig liste af grupper. Marker den ønskede og tryk ‘Ok’.
• I venstre side af Tidsbestillingen forefindes feltet ‘Gruppe’. Fjern bindestregen og tryk TAB. Der vises nu en liste over tilgængelige grupper. Marker den ønskede og tryk ‘Ok’.

Øvrige forklaringer
Udover allerede nævnte funktionen forefindes også:

'Generelt' (Noter) - Her har man muligheden for at oprette noter eller fælles beskeder som vil optræde i venstre side af alle ‘Tidsbestillinger’. Opret teksten under 'Muligheder' -> 'Kalendernoter'. Teksten vil kunne ses i venstre side af skærmen.
'Søg' - Her er det muligt at søge efter ledige tider i kalenderen udfra forskellige parametre.
‘Flyt’ – Hvis en klient ringer og har behov for at flytte en eksisterende aftale, kan man drag&drop aftalen til flyttelisten. Aftalen kan herefter flyttes ind på en ny dato, eller vedblive at ligge her, indtil andet er angivet.
‘Gruppe’ – Her kan man nemt angive hvilken gruppevisning man ønsker. Fjern bindestregen og tryk TAB for at få vist en liste af tilgængelige grupper. Marker den ønskede gruppe og tryk ‘enter’. Se i øvrigt ovenstående.
‘iCal URL’ – en webcal funktion, som kan copy/pastes ind i eksempelvis Google kalender. Det er da muligt at få vist Tidsbestillingen for den bruger som er logget ind på pc’en, i Google kalenderen. OBS – Tidsbestillingen kan ikke se aftaler oprettet i Google kalenderen.
‘Datovælgeren’ – her kan man hutigt vælge den dato man ønsker at oprette en aftale på. Der kan skiftes i måneder ved hjælp af de små grønne pile i toppen. Der kan ligeledes vælges måned og årstal, ved at klikke på disse i midten.

VetNetManagement vil i øvrigt gengive dags dato samt aktuel datovisning i toppen af billedet. Ønsker man at springe til dags dato, kan dette gøres ved at trykke Crtl+T.